Herr Albers, wie oft haben Sie heute schon Ihre Mails gecheckt?
Ach, natürlich auch schon wieder vier, fünf Mal. Und der Tag beginnt ja erst …

Zu oft also?
Ideal wäre das, was Experten „Batching“ nennen: das Stapeln von Arbeit. Die E-Mails also nur drei bis vier Mal am Tag konzentriert durchsehen und gleich bearbeiten. Am besten nach der „GTD“-Methode, „Getting things done“: Man fasst jede Kommunikation nur einmal an, beantwortet sie gleich oder schiebt sie in einen Ordner zur späteren Bearbeitung. Man stellt ja auch nicht die Waschmaschine für ein Paar Socken an, sondern sammelt die Wäsche.

Vor allem schaut man nicht minütlich in den Wäschekorb ...
In Deutschland checken Leute ihre Mails im Durchschnitt alle acht Minuten, wie Studien mit versteckter Kamera ergeben haben. Diese permanente Ablenkung ist natürlich Wahnsinn! Aus der Aufmerksamkeitsforschung weiß man, dass es fünf Minuten dauert, bis man sich wieder auf das Ursprüngliche konzentrieren kann. Ich schaffe es mittlerweile, nur etwa alle zwei Stunden nachzusehen. Und ich mache es nicht mehr direkt nach dem Aufwachen, sondern spreche erst mal drei Worte mit meinen Kindern und meiner Freundin.

Wie kam es zu dem Sinneswandel?
Auslöser war bei mir der Moment, als ich mit meiner damals vierjährigen Tochter auf dem Spielplatz war – ganz stolz, als moderner Vater dort und nicht im Büro zu sein – und dann ständig das Smartphone herausgeholt habe. Hier musste ich noch was freigeben, da rief ein Kunde an, dort kam etwas aus dem Büro. Irgendwann stand das Kind vor mir und sagte: „Papa, starr doch nicht immer auf dein Handy!“ Das wiederholte sich einige Male, bis ich gemerkt habe: Ich kann gar nicht anders. Spätestens an dem Punkt habe ich meine bisherige, sehr optimistische Haltung zur neuen Arbeitswelt revidiert. Das Freiheits- und Emanzipationsversprechen, das in dem Gedanken steckt, nicht jeden Tag am gleichen Ort und Schreibtisch zu arbeiten, wird nicht eingelöst. In Wahrheit dringt die Arbeit immer stärker in alle Bereiche unseres Lebens vor. Alle großen deutschen Unternehmen beginnen ja erst mit ihren New-Work-Programmen: Kollaborations-Software, Großraumbüros, Always-on-Kultur.

Diese Entwicklung wird sich nicht aufhalten lassen. Was also tun?
Der Arbeitsalltag ist nun mal digitalisiert und die alten Bürostrukturen will auch keiner ernsthaft zurück. Die Frage ist daher auch nicht, wie wir wieder ohne E-Mails oder Kollaborationstools leben, sondern wie wir schlau damit umgehen. Das beginnt bei der E-Mail, von der du denkst, du müsstest sie ganz schnell beantworten. Muss man vielleicht aber gar nicht immer.

Gefühlt will doch jeder, der eine Mail schickt, gleich eine Antwort. Wie findet man heraus, wann man muss?
Das hat auch mit Machtverhältnissen zu tun. Wenn ich als Angestellter von meinem Vorgesetzten nach Feierabend oder am Wochenende eine Mail bekomme, habe ich das Gefühl, ich müsste sofort antworten. Oft haben Chefs oder Chefinnen aber gar kein dringendes Anliegen, sondern wollen nur schnell etwas loswerden. Gerade im Kommunikationsbusiness kommunizieren eben alle auch gerne und alle mit anderen Prioritäten. Da helfen klare Absprachen ...
 
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