Viele Unternehmen haben kein Bildarchiv - oder eines, von dem kaum jemand etwas weiß und niemand profitiert. Werden die Bilder nicht nach einem gewissen System archiviert, sind sie im Weiteren kaum verwendbar. Weil sie gar nicht erst gefunden werden und weil keiner weiß, was es gibt. Oder weil nicht ganz klar ist, ob sie einfach so verwendet werden dürfen.

Eine richtige Datenbank macht Sinn, wenn der Bestand an Bild-, Grafik- und Videomaterial vierstellig wird. Dann ist es selbst mit dem gewissenhaftesten Mitarbeiter nicht mehr zu bewerkstelligen. Vor allem nicht, wenn die vorhandenen Motive ursprünglich hergestellt oder eingekauft wurden, um für viele weitere Verwendungen zur Verfügung zu stehen. Es geht also darum, Bilder und Grafiken effektiv zu verwalten, ohne einen allzu großen Aufwand zu betreiben.

Doch bevor eine Datenbank läuft, müssen ein paar grundlegende Fragen geklärt werden. Ziemlich viele Fragen sogar, die in ihrer Auflösung dann deutlich machen, welcher Typ Datenbank der richtige für ein Unternehmen ist.

Das sind die wichtigsten:


Wer soll alles mit der Datenbank arbeiten: Nur eigene Mitarbeiter? Oder sollen auch Externe Zugriff auf das Archiv haben? Gegebenenfalls reicht eine einfache "Inhouse"-Lösung aus. Doch sobald auch freie Mitarbeiter und Externe an das Bildarchiv herankommen müssen, ist eine Onlineanwendung mit einem ausgelagerten Server die sinnvollere Variante.

Was soll alles in die Datenbank hinein? Ein reines Bildarchiv? Oder auch Texte, Videos, Töne und Grafiken? Wie steht es um erstellte oder weiterverarbeitete InDesign- oder Photoshopdateien? Das ist dann eine Frage des Leistungsumfangs. Eine medienübergreifende Lösung ist natürlich die flexiblere, eine, die nur Fotos archiviert, natürlich ein bisschen günstiger.

Wie sehr darf die Datenbank mitdenken? Eventuelle Altversionen sichern, bei ablaufenden Lizenzen erinnern, Bilder gleich im passenden Format für die Online-Redaktion ausliefern und so weiter - all das sind Funktionen, die schon fast zum Standard gehören. Diese Funktionen sollten bei Unternehmen mit einem hohen Bildbestand zur Ausstattung gehören. Die Vorteile lassen sich schon bei etwa 1.000 Bildern in Zahlen bemessen, weil solche "intelligenten" Bilddatenbanken buchstäblich zahlreiche Stunden Arbeit abnimmt.


Grundsätzlich gilt: Für fast jedes Bildverwahrungs-Bedürfnis gibt es eine technische Lösung. Das gilt auch für das Aufräumen und Wiederbeleben von Datenbanken, deren Bestand über die Jahre wild gewachsen ist. Ein gut gepflegtes Bild- oder Medienarchiv speichert selbstverständlich auch die Urheberrechte, Model Releases und Lizenzvereinbarungen zu jedem einzelnen Motiv. Das heißt: Es spart Zeit, Geld und Ärger.

Eine Checkliste zum Thema Bilddatenbanken finden Sie hier.

Michaela Koch und Alexander Karst sind Die Bildbeschaffer GmbH aus Hamburg. Als Spezialagentur für Bildrecherche und Lizenzierung beraten sie Unternehmen und Agenturen in allen Fragen rund um das Bildmanagement.

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