In diesem Jahr schwänzen mit Nintendo und Microsoft Xbox zwei große Player der Games-Branche die weltgrößte Spielemesse Gamescom. Auch andere Unternehmen stellen kostspielige Messeauftritte in Frage. Doch gleichzeitig tummeln sich dort fast alle relevanten Medienvertreter. Wie sie möglichst effizient bedient werden können, hat Harvard PR in einer Umfrage ermittelt.

Die drei großen internationalen Elektronik-Leitmessen, die Gamescom in Köln, die IFA in Berlin und die Photokina erneut in Köln, werden in den kommenden Wochen Fachbesucher, Medienvertreter und Technik- und Entertainment-Fans auf Deutschland blicken lassen - aus PR-Sicht ein saisonaler Höhepunkt des Jahres. Hunderte Medienvertreter berichten über die großen Produktschauen - die Messehighlights sind Thema des Tages und erreichen Tagesschau-Niveau.
Ein Messebesuch ist Pflicht für Redakteure
Ein Messebesuch ist für fast alle technikaffinen Redakteure (Print, Online, TV und Radio) auch in Zeiten schrumpfender Redaktionen und hohem Zeitdruck ein Pflichttermin (97%). Der Arbeitsbesuch bei den Technikshows ist jedoch effizient geplant und auf mehrgleisige Berichterstattung ausgelegt. 76 Prozent der Befragten berichten zeitnah als Online-News oder nutzen Kanäle wie Twitter (21%), viele zusätzlich zum ausführlicheren Messe-Nachbericht. 31 Prozent der Redakteure richten ihre Berichterstattung auf einen zusammenfassenden Messebeitrag aus, der aber nicht tagesaktuell sein muss.
Die Berichterstattung bestimmt die Terminausrichtung
51 Prozent der Befragten bevorzugen viele kurze, kompakte Presse-Briefings mit einer Länge von 20-30 Minuten, um möglichst viele Unternehmen besuchen zu können. Rund ein Drittel der Befragten nimmt sich für Fokus-Themen mehr Zeit (45-60 Minuten). Für den Interview-Partner ist daher eine gute Vorbereitung wichtig, um in 20 Minuten die wichtigsten Botschaften unterzubringen und dennoch auf Fragen reagieren zu können.
Vorbereitung macht den Unterschied
Um als Unternehmen in der Flut von Ausstellern und im Wettbewerb um die begehrten Termine das eigene Thema platzieren zu können, ist die frühzeitige Vorbereitung entscheidend: Fast 90 Prozent der befragten Medienvertreter planen ihre Termine im Vorfeld genau und sind entsprechend am Besuchstag durch getaktet. Ein aktives Einladen der Redakteure mit gezielten Vorabinformationen ist unerlässlich. Auch Presseveranstaltungen im Vorfeld wie die IFA Innovation Media Briefings werden zunehmend genutzt: Rund 25 Prozent der Befragten informieren sich über die Messetrends auf den Previews in Berlin, Hamburg und München persönlich vorab.
Pressekonferenz oder Einzeltermine?
Vielen PR-Schaffenden stellt sich bei jedem Messeauftritt die Frage, welches Format ihre Presseansprache auf einer Messe haben sollte - sowohl hinsichtlich der Chancen auf Berichterstattung als auch beim Blick auf das Budget. Eine große Pressekonferenz kann sehr kostspielig sein, Einzeltermine kosten Zeit.

Die Umfrage zeigt, dass drei von vier Redakteuren das persönliche "One-to-One" mit einem Unternehmensvertreter bevorzugen. Knapp 40 Prozent halten die klassische Pressekonferenz für interessant. Informelle Treffen, ein Get Together oder ein Experten-Panel, kosten Zeit, bieten aber weniger News und haben daher eher geringere Bedeutung bei der Messeplanung der Medienvertreter Messebesuch. Das Einzelgespräch birgt für den Journalisten einerseits die Chance auf zusätzliche Informationen mit News-Wert, andererseits dient es der Kontaktpflege für den regelmäßigen Austausch. Den persönlichen Kontakt zum Unternehmensvertreter schätzen 70 Prozent als wichtigen Faktor ein.

"Wenn man versteht, wie Journalisten zu Messen arbeiten, kann man als Unternehmen auch ohne große Produkt-Show und finanziellem Einsatz Teil der Messeberichterstattung werden", erläutert Oliver Sturz, Geschäftsführer der Agentur Harvard Public Relations, die Medienbefragung.

Harvard PR hat für diese Analyse effizienter Messe-PR-Arbeit 250 deutsche technikaffine Journalisten und Blogger befragt.