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15.03.2011   News
Konferenz per Mausklick
 
Webkonferenzen und Webinare sind geeignete Antworten auf den Zeitdruck in Redaktionen. Wie sie funktionieren und wofür sie sich eignen, erklären Oliver Schwartz und Stefan Kombüchen

Das Kommunikationsmittel Webinar durchläuft gerade eine bemerkenswerte Karriere: Längst hat sich das Online-Seminar über den Weiterbildungsbereich hinaus verbreitet. Vielen Unternehmen dient es etwa als Marketing- und Vertriebsinstrument. Auch in die Unternehmenskommunikation hat es Einzug gehalten, aber hier ergibt sich ein uneinheitliches Bild: In Finanzkommunikation und Investor Relations sind Webkonferenzen schon durchaus üblich, im Alltag vieler Pressestellen kommt Webcollaboration erst selten vor. Und wie bei allen Innovationen fragen sich die Entscheider: Welchen Mehrwert bietet die neue Technologie? Wie groß ist der Aufwand der Einführung – und lohnt er sich?
Zunächst sollten sich PR-Verantwortliche klar-machen, was Webkonferenzen und Webinare nicht leisten können: Sie werden die Pressekonferenz, den Roundtable und erst recht den Redaktionsbesuch nie ganz ersetzen können. Denn bei diesen klassischen PR-Maßnahmen geht es außer um den Inhalt immer auch um den persönlichen Kontakt zwischen Unternehmens- und Medienvertretern. Und der lässt sich am besten pflegen, wenn man sich trifft.
Wird Webcollaboration jedoch als zusätzliches PR-Tool verstanden und eingesetzt, kommen seine Vorteile zur Geltung: Bei der Teilnehmerauswahl spielen geografische Distanzen keine Rolle, und – noch wichtiger – die Journalisten sparen Zeit, was wiederum ihre Bereitschaft zur Teilnahme steigert.
Dies gilt zwar auch für die klassische Telefonkonferenz, doch im Unterschied dazu muss sich der Webinar-Teilnehmer nicht selbst darum kümmern, etwa zur richtigen Zeit das richtige Diagramm aus der vorab verschickten Präsentation auf dem Bildschirm zu haben. Solche Dinge übernimmt der Moderator, und die Teilnehmer können sich auf den Inhalt konzentrieren. Der Präsentierende ist zudem per Videostream zu sehen und kann auf Fragen eingehen, die ihm mündlich oder per Chat gestellt werden. Auch Umfragen unter den Teilnehmern lassen sich mit geringem Aufwand digital realisieren, und große Dateien können direkt über die Plattform für alle zum Download bereitgestellt werden.
Die technischen Anforderungen sind minimal: Auf Teilnehmerseite genügt eine Standard-Internetverbindung. Die Audioanbindung erfolgt per Telefonkonferenz oder über Voice over IP, wobei der Teilnehmer wählen kann, ob er über Headset oder PC-Lautsprecher zuhören möchte. Der Moderator braucht ebenfalls eine Standard-Internetverbindung; hinzu kommen eine Webcam und eine Webinarlösung. Letztere ist als Software-as-a-Service bereits für niedrige monatliche Gebühren zu haben. Sowohl Windows wie Mac werden unterstützt. Eine feste Installation ist nicht notwendig.
Die Vorstellung eines Produkt-Upgrades, die Kommunikation von Finanzzahlen, die Diskussion von Studienergebnissen – solche Kommunikationsmaßnahmen lassen sich erfolgversprechend als Webinare umsetzen. Online-Roundtables, bei denen ein noch größeres Maß an Interaktion gefragt ist, können als Webkonferenzen realisiert werden, wobei hier das gegenseitige Teilen der Bildschirmansicht oder der Steuerrechte im Mittelpunkt steht.
Der hohe Nutzen bei geringem Aufwand spricht dafür, dass die Verbreitung von Webinaren und Webkonferenzen in der PR in Zukunft deutlich steigen wird. Das gibt den Kommunikatoren wieder mehr Raum für die persönliche Betreuung von Journalisten und Analysten. Und: Webcollaboration eignet sich auch für die Zusammenarbeit zwischen PR-Verantwortlichen und ihren Agenturen.

Als Head of Corporate Communications der Netviewer AG setzt Oliver Schwartz die Webcollaboration-Produkte des Unternehmens auch für die eigene PR-Arbeit ein. Stefan Kombüchen moderiert als Director Corporate Communications der PR-Agentur Grayling unter anderem Webinare.

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